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Beaucooup de monde, voire la majaurité, ne savent pas comment organiser une réunion de travail efficace. En fait, on est d’accord pour dire qu’il y a trop de réunions dans une journée de travail ! Il arrive cependant que l’on ait un problème à résoudre, et qu’il soit nécessaire de consulter plusieurs personnes afin de prendre la meilleure décision. La première question à se poser est donc « est-il vraiment nécessaire d’organiser une réunion ou bien une autre solution est-elle envisageable ? ».
Pour réussir une réunion il faut tout dabord veiller à assurer les points suivants :
ARRIVONS A L’HEURE, FINISSONS A L’HEURE
PREVENIR EN CAS D’ABSENCE
DOCUMENTS RECU 2 JOURS AVANT LA REUNION
ECOUTER ET RESPECTER L’ORDRE DU JOUR
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REUNION NON INTERROMPUE
DESIR D’ATTEINDRE UN CONSENSUS
CRITIQUER LES IDEES ET NON LES PERSONNES
NE PAS HESITER A PRENDRE LA PAROLE ET A S’EXPRIMER
TOUS EGAUX PENDANT LA REUNION
COOPERATION PLUTOT QUE CONFRONTATION
PARTICIPATION ACTIVE
LE PRESIDENT DE SEANCE SE LIMITE A 5 MINUTES DE CONCLUSION
L’ANIMATION DES REUNIONS PRODUCTIVES
La théorie classique de l’administration des organisations (Fayol 1920) a distingué les 5 fonctions suivantes chez le chef:
PREVOIR,
ORGANISER,
COMMANDER,
COORDONNER,
CONTROLER
A ces cinq fonctions, le management ajoute:
INFORMER,
FORMER,
MOTIVER,
COMMUNIQUER,
ANIMER.
L’aptitude de l’encadrement dans ces cinq dernières fonctions caractérise le nouveau concept de hiérarchie. SAVOIR ANIMER des réunions productives est l’apanage des Managers efficaces. Cela suppose du SAVOIR et du SAVOIR FAIRE, mais surtout un nouveau SAVOIR ETRE.
PROBLEMATIQUE DE L’ANIMATION
L’efficacité d’une réunion, dépend très largement de l’animateur à exercer son rôle.Celui-ci doit notamment tenir compte du type de réunion dont il s’agit, par exemple:
Réunion d’information descendante:
On y va pour écouter.
Réunion d’information ascendante:
On y va pour s’exprimer.
Réunion de coordination:
On y va pour faire le point.
Réunion de diagnostic:
On y va pour analyser.
Réunion de recherche d’idées:
On y va pour être créatif.
Réunion de résolution de problème(s):
On y va pour faire des propositions constructives.
Réunion de prise de décision:
On y va pour prendre la meilleure décision.
Réunion de formation:
On y va pour s’instruire ou se former.
Elle provient généralement des causes suivantes:
L’animateur ne sait pas animer (il n’a jamais appris ou croit savoir, mais ne sait pas).
L’INEFFICACITE D’UNE REUNION
L’animateur n’est pas reconnu comme tel par tous les participants
L’objectif de la réunion n’est pas clair. ( on ne sait pas dans quel type de réunion on est)
Les relations des participants entre eux et /ou avec l’animateur ne sont pas confiantes. (la méfiance entraîne généralement des blocages (passivité ou agressivité)).
Le nombre de participants est inadéquat.
La taille idéale d’un groupe restreint créatif est comprise entre 8 et 12 (au dessous de 5 le groupe n’est pas assez riche et au dessus de 12, la communication devient difficile et la participation de chacun est limitée.
La réunion, quel que soit son type, n’a pas été suffisamment préparée.
